Антон - директор небольшого рекламного агентства.
Оно состоит из креативщиков-дизайнеров, медийного отдела, digital подразделения и бухгалтерии.
Перед агентством возникла задача организовать эффективную удаленную работу чтобы была возможность хранить файлы, делиться ими, обсуждать и редактировать онлайн документы и таблицы, взаимодействовать как с клиентами, так и с суб-подрядчиками. И, да информация иерархична и доступы к данным у разных отделов должны отличаться.
Мы предложили Антону решение ownCloud, позволившее быстро и эффективно организовать виртуальное рабочее пространство на удаленном сервере.
С технической точки зрения решение представляет собой виртуальный сервер с предустановленным образом ownCloud сервиса для хранения данных и совместного пользования ими. Антон будет оплачивать нам только стоимость аренды виртуального сервера. Лицензия ownCloud для команд 10-12 человек бесплатна. Начать можно с минимальной конфигурации, а при необходимости сервер можно апгрейдить за считанные минуты.
В ownCloud предусмотрена возможность добавлять пользователей по email, формировать их в отдельные группы и выделять необходимый объем дискового пространства, что очень пригодилось при распределении файлов по текущим проектам и отделам.
При этом, доступ к функциям сервера всегда находится исключительно у владельца. Остальным пользователям выдаются уникальные сформированные данные для входа.
Отдельно стоит сказать о правах для пользователей. Есть возможность распределять между пользователями или целыми группами отдельные права на управление OwnCloud и доступы к различным каталогам.
Добавление новых пользователей очень простое - указываете его email и пароль, все. Если у вас уже сформированы отдельные группы, то перед отправкой приглашения пользователю вы можете указать его группу. Также на этой странице можно выбрать квоту дискового пространства для каждого пользователя и указать администратора группы.
Теперь об интересном — возможности вести все проекты в рамках облачного сервера. С помощью прав доступа можно распределять пользователей по группам, каждая из которых отвечает за свой проект с соответствующим каталогом.
Например, открыть доступ к каталогу можно прямо на странице файлового менеджера. Там же при необходимости можно сформировать ссылку для общего доступа ее можно передать и стороннему пользователю. Например, скинуть таким образом клиенту дизайн макета или текст для утверждения.
В OwnCloud имеется функционал для менеджмента проектов. С его помощью Антон может планировать деятельность агентства и осуществлять контроль над выполнением задач. Для этого есть встроенный календарь и таск-менеджер. Крайне полезной оказалась функция повторяющихся задач. Такое есть не у каждого планировщика задач, а тут все просто и удобно.
Собственно, ради чего все и затевалось. Совместное редактирование. Для начала убедитесь, что доступ к документу, презентации или таблице есть у всех. Доступ можно открыть в настройках «Общего доступа» в пункте «Пользователи и группы».
Если пользователь не авторизован, предоставить ему доступ можно по ссылке. Для этого на соседней вкладке «Общедоступные ссылки» нажмите «Создать общедоступную ссылку». В открывшемся окне можно указать название ссылки, пароль доступа и срок действия, после которого открытие документа по данной ссылке будет недоступно.
Приложение OnlyOffice обладает богатым функционалом именно для совместного обсуждения документов и их редактирования.
Во-первых, комментирование. Можно выбрать отдельную часть документа и указать для нее комментарий. Функция очень полезна при поиске ошибок в тексте или редакторской работе.
Следующая полезная функция — это чат. В нем можно общаться с коллегами прямо во время работы над документом, предлагать свои решения и т.д.
Также можно воспользоваться поиском по тексту, распечатать его или скачать.
ownCloud позволяет просматривать изображения, слушать музыку и смотреть видео в веб-интерфейсе и не только авторизованным пользователям сервера, но и через общедоступные ссылки удобно отправлять клиентам материалы на согласование.
Идеи легче продать, если их можно увидеть. Решений для этого масса, но они все сторонние.
В ownCloud есть встроенное приложение Drawio. Там есть:
Drawio подходит и для создания интеллект-карт, и для рисования инфографик для SMM. Полезным он будет и при обсуждении проектов — по ходу брейншторма можно накидать основные элементы прототипов.
Минимальная конфигурация включает:
1 ядро, 2Gb RAM, 60Gb жесткий диск
В каждый тариф входят 5 Тб ежемесячного трафика и выделенный IP адрес.
Вы можете изменять параметры тарифов и подобрать индивидуальную конфигурацию.
